一、招标业务处置权的内涵
招标代理服务是一项多方参与、竞争激烈、复杂多变的专业工作,具有较强的政策性、技术性和综合性。招标代理机构的业务员除了应当掌握招标政策法规、采购技术要求、商务条款,还需了解相关市场情况、供应商业绩和资格、业主要求等,对业务员个人能力和综合素质要求较高。
招标业务员处于招标投标活动中的核心位置,他不但拥有政策法规、商务技术等专业知识,还掌握招标投标过程中的各类信息。
相对于其他干系人(业主、投标人、评委和上级主管),招标业务员在招标投标活动相关信息掌握和知识综合性方面具有明显优势,处理方式、方法和时机的不同,可能引导招标投标活动不同走向、评标排序产生不同结果。
二、招标业务处置权使用时的常见问题
1.工作主动性不高
个别业务员在工作中片面强调规范性,没有认真考虑客户需求和投标实际情况,也不进行调查研究和情况分析,简单依据招标文件和投标文件书面内容进行评标、定标,造成招标项目质量不高的问题出现。
2.片面满足客户要求
在效益和客户满意压力下,无论是否合理、可行,个别业务员一味满足客户要求,对投标人歧视性对待、甚至违规操作,以达到客户期望的结果。
3.实现个人不正当利益
由于个人喜好或利益关系,个别业务员在招标投标活动中采用选择性透露信息、有意向选择专家评委或误导评委会等手段,促成某个投标人中标或废标。
三、规范招标业务处置权的管理措施
1.事先加强招标策划
组织包括业主、设计或技术单位和招标代理机构等多方进行招标策划,就招标项目的实施路径、方式方法和基本目标制定招标策划方案。
限定招标业务处置权使用范围和使用方式,要求业务员必须在招标策划方案范围内组织招标投标,重大事项需汇报审批。
2.事中过程控制
①完善招标文件内部审核机制,加强招标文件质量管理。
②利用电子招标投标优势,把管理要求、操作规范固化在流程中,并对操作时间、步骤加以控制和提醒。
③上级主管指导业务员做好评标办法的解读、提示工作,并在评标过程中设置必要的复核环节。
3.事后实行内部抽查
随机抽取招标项目进行质量检查,检查重点包括:招标文件编制、评标过程组织、档案资料交接等环节。检查目的是确认招标过程的规范性、合理性,并针对存在问题提出整改措施。
作者:王瑞