中煤招标有限责任公司 徐国庆 杨　华

　　摘要：按《电子招标投标办法》及所附《电子招标投标系统技术规范》，对企业原有电子招标投标系统进行整体升级，文章中既有经验，也有教训，与电子招投标同仁共享切磋。

　　关键词：门户网站、招标类型、全方位评价

　　电子招标投标是以互联网等信息技术为支撑开展招标投标活动。它在本质上是电子商务在招标投标领域的应用，它能打破依托纸质文件开展的传统招标模式面临的地域差别和时空限制，因此可以节约大量的时间和经济成本，并能在管理上带来许多改变和提升。

　　我国少数大型企业集团在十多年前就开始了电子招标投标的探索，至今已有一大批企业加入这个行列，它们当中既有成功的，又有经历过曲折的。企业在电子招标投标系统建设过程中必然碰到很多问题，如何采取有效的应对措施才是建设成败的关键。中X招标公司是2009年启动的招标业务信息化工作，2014年又按新颁布的《电子招标投标办法》及所附《电子招标投标系统技术规范》对原有电子招标投标系统进行了整体升级，这个过程中既有经验，也有教训，我们结合具体工作实际，总结出六个方面的心得，与电子招投标同仁共享切磋。

　　一、正确认识电子招标投标

　　电子招投标是以数字电文形式开展招标投标活动，招标投标的本质并没有改变，然而它不仅仅是简单地把纸质文件换成电子文件——它能在业务执行和管理方式方面带来显著的变化，并能创造许多新的可能性。

　　借助计算机处理的结构化、规范化、程序化，电子招投标系统不仅可以显著提高工作效率，还能对管理制度和业务流程加以固化，从而加强对招标投标过程的管理，有效地规范操作程序，减少执行偏差降低项目风险。电子招标投标还能有效解决传统纸质招标信息传递慢、易失真的问题，让管理者根据权限实时动态掌控招标项目的全过程信息，以及各个分支机构、各个部门和各个业务人员的业务相关信息，提高招标管理水平和决策的科学性。

　　实践证明，电子招标投标可以降低5%～10%的直接成本，综合招标人、招标代理机构以及投标人等多方面成本，平均每个招标项目节约交易成本约2万元。它还能预置招标文件模板，对项目经理能否修改招标文件的各个章节进行设定，并能对评标打分进行自动计算汇总，这些创新的手段既可以大幅减轻业务员的工作负荷，又能显著减少疏忽或人为差错。

　　如果把电子招投标仅仅当成是将招标投标的载体从纸张转化为数据电文，甚至只是改用光盘或者U盘递交投标文件，那就会让电子招投标的作用大打折扣。一些企业推行电子招投标无果而终或者半途而废，不少就是在这个问题上没有想清楚，没有认识到这种有助于更加充分公平竞争的新型方式所带来的深远意义。当然，电子招投标也不可能解决传统纸质招投标模式下的所有弊端，对它抱有过高的期望也是不切实际的，同样会对推进电子招投标造成危害。

　　二、严格依法建设电子招标投标系统

　　2012年2月1日实施的《招标投标法实施条例》提出“国家鼓励通过信息网络进行电子招标投标”，为电子招标投标赋予了法律效力。2013年2月4日，《电子招标投标办法》及所附《电子招标投标系统技术规范》正式颁布，这为电子招投标的推行提供了直接的法律依据和技术标准。

　　2014年8月25日，国家发改委等六部委出台《关于进一步规范电子招标投标系统建设运营的通知》，解决实践中仍存在对电子招标投标的认识不清晰、平台功能定位不准确，建设运营不规范，责任主体不明确，监督缺位和越位并存等问题。《通知》明确指出：交易平台要实现公平竞争、确保合规运营，公共服务平台要加强信息集成、实现资源共享，行政监督平台要体现简政放权、做到高效透明，建成运营的系统要抓紧改造并通过检测认证。

　　毫无疑问，企业建设电子招投标系统应当遵守上述法律法规和规范性文件，同时始终要牢记的是，电子招投标系统归根到底还是用来开展招标投标活动的一个平台或工具，必须严格遵守《招标投标法》和《招标投标法实施条例》。企业的管理制度当然也同样必须遵守，但需要注意的是系统设计和开发前有必要对企业当中一些错误的做法做出甄别，及时纠正，以免在系统当中固化之后得以延续甚至放大。

　　三、立足于企业自身的经营管理

　　《电子招标投标办法》所阐述的电子招标投标交易平台主要只是招标投标的电子商务部分，即包括公告公示、标书发售、网上投标、网上开标、网上评标、网上定标、网上异议及处理。对企业而言，完整的电子招标投标系统解决方案还应当至少包括业务管理系统和运营管理系统两大部分。

电子招标投标系统总体功能框架图

　　业务管理系统指的是完成招标项目执行过程所需要的管理功能，包括招标委托管理、招标方案管理、招标文件管理、开标管理、评标管理、异议管理、异常管理、电子归档。此外，还包括开展招标投标活动必需的投标人信息库、招标人信息库、专家库、价格库、文件库。运营管理系统则是对执行过程进行质量控制和管理者决策支持所需要的功能，包括模板管理、费用管理、审批管理、决策管理、知识管理等模块。

　　业务管理和运营管理一定要立足于企业自身，依据现有成熟的管理制度协调公司各业务部门和职能部门的权责，并且要充分考虑员工的综合素质和工作习惯。既要通过电子招标系统重塑更加高效科学的企业内部管理流程，又要将企业面对的实际情况反映到系统设计中，最终提高企业整体的管理水平和服务水平。此外电子招标投标系统应考虑与企业已有的系统进行数据交换，实现数据的共享、同步，避免成为信息孤岛，造成信息与业务流程和应用的相互脱节。比如与招标计划管理信息系统对接，将招标计划与电子招标投标系统中的招标项目进行关联，招标项目可由招标计划创建，招标结果回传招标计划管理信息系统，有效统计招标计划落实情况，形成招标工作的闭环管理；与OracleERP系统对接，实现主数据、财务数据等的同步。

　　四、高效的建设团队是项目成功的基础

　　招标投标活动涉及面宽，过程敏感，因此建设和应用电子招标投标相当于招标投标领域的一场管理变革，仅靠信息化部门、业务部门或者公司运营部门是很难取得成功，而是必须建立强有力的组织体系，才能保障这项工作顺利进行。

　　从成功经验来看，公司需成立系统建设领导小组，由公司主要领导亲自挂帅，这样才能确保系统建设和应用工作得以有计划、有步骤地实施。领导小组还要利用一切机会，阐述电子招投标对行业、对管理、对员工可能造成的影响，培养变革紧迫感，同时加大力度宣传电子招投标的好处，亲体力行使用系统。

　　在这个过程当中，电子招标投标系统与公司现行管理要求和操作流程，或多或少会存在一些出入。因此，公司需要建立一整套与电子招投标系统使用有关的制度，或对原制度进行修订，加以适应、调整和完善。

　　电子招投标软件业务性非常强，转换成本非常高，因此在选择软件开发单位时，应充分考虑其对招标业务的理解程度、建设企业电子招标投标系统的经验，以及已建成系统的实际功能范围及其运行情况，特别是系统的建设速度等因素。为了直观地了解软件开发单位的真实水平，条件允许时最好开展系统实测，以真实的历史招标项目作为测试项目，模拟真实业务场景检验系统的各个环节，以检验系统的成熟度及其与企业招标业务管理的匹配度。如果是集团型企业下属的招标代理机构或者综合性招标代理机构，有必要选择包括机电产品国际招标、货物国内招标、施工招标、服务类招标等不同类型的项目做验证性测试，因为它们在流程设置上存在较大差异。

　　五、充分的需求分析是项目成功的关键

　　很多人认为需求分析只是软件开发过程的一个简单步骤，但越来越多的实践证明它其实是整个过程当中最关键的一环。需求分析之所以重要，是因为它具有决策性、方向性的作用。只有通过需求分析，才能把软件功能和性能的总体概念描述为具体的软件需求规格说明书，从而奠定软件开发的基础。

　　许多软件系统的失败都能归结为需求分析的失败，需求分析不到位或不彻底，通常会导致需求分析一再返工，从而致使设计、编码和测试无法顺利进行，有时甚至是在系统上线之后才发现大的错误，不得不推倒重来。一鼓作气，再而衰，三而竭。出现这样的情况，往往离彻底失败就不远了。

　　因此，在需求分析阶段要留有人员和时间余量，双方应加强沟通和协调，反复论证。成功的信息化项目离不开既懂业务需求，又懂IT实现的人，因此，需求分析阶段必须有精通招标业务的人员全程参加。同样，公司的一线招标业务人员、公司运营管理人员、信息化技术人员、财务人员都应参与整体需求的调研和论证，对最终形成的需求规格说明书签字确认。这既是敦促大家严肃对待需求分析和挖掘真实需求的需要，也是减少系统在测试以及上线后推广阻力的需要。

　　电子招标投标系统应支持企业所属的全部招标类型。

　　电子招标投标系统应具备的主要特性：

　　电子招投标系统应具备全方位评价体系：

　　六、周密的开发实施是项目成功的保障

　　系统开发实施阶段考虑周全，编写较为详细的人员安排、各阶段实施计划，以保证后期组织、沟通交流的顺利进行。计划编制过程中，在人员配置、关键工作流程上给予更多的资源。计划执行过程中遇到偏差，要尽早识别、分析、沟通，采取合理措施进行应对，以保证项目的顺利进行。识别了技术风险后软件开发单位要组织人员提前研究相关的解决方案，组成技术攻关小组进行相关技术的攻关。软件开发单位应有熟悉招标业务的实施顾问全程参与项目的实施，以更加专业的角度理解招标业务需要，整理出更容易相互理解的需求文档，保证最终交付的产品是达到招标业务要求的。

　　系统测试是另一个关键点，对开发的软件进行功能、性能、可靠性、安全性等方面的测试，力求在测试过程中，发现存在的问题，让开发人员能及时修正错误，以保证系统功能、安全性、可靠性及并发数量、处理时间等性能指标能满足实际业务需求。系统测试阶段可以分解成测试环境的搭建、测试系统与第三方平台的对接、测试平台基础数据的初始化、测试用例/数据的准备、测试人员的培训、测试组织方式、测试中问题的解答、测试问题的搜集、系统的消缺等阶段。招标业务一线从业人员、公司运营管理人员、信息化从业人员、财务人员都应参与到测试工作，分角色、分流程地进行测试，较大范围地覆盖系统各功能点，以降低系统上线后的运营风险。为了给系统的缺陷修改和上线准备留出充足的时间，全面且高水平的测试结束到开始上线试运行应不短于三个月。

　　用户培训是系统上线的一项重要工作，也是系统运营阶段需长期开展的工作。培训工作包括对运营机构人员、招标人、招标代理机构、投标人、评标专家、监察部门等各相关用户的培训。

　　培训应由软件开发单位负责组织，目的是让相关人员基本掌握系统管理及维护技能，形成可自行维护的体系，为今后系统的优化完善和不断提高奠定基础。内容主要包括中间件和应用服务器技术培训、开发技术培训、系统维护等。对招标人、投标人、招标代理机构、评标专家、监察部门等用户的培训，则主要是系统操作培训，目的是让用户能够熟练地使用系统。

　　综上所述，电子招标投标作为国家大力提倡的新型招投标方式，方兴未艾。它不仅有利于企业提高效率、降低成本，而且低碳环保，必将受到广大招标人、招标代理机构和投标人的欢迎。在电子招标投标系统建设过程中，由于主体不同，所实现的功能存在差异，企业应立足自身的特点，建设成符合《电子招标投标办法》和《技术规范》要求又适合自己的电子招标投标系统。